Empresa passa a gerenciar com agilidade, entre outros processos, a entrega de mais de 16 mil obrigações fiscais e cerca de 21 milhões de notas fiscais emitidas por ano.
A Nestlé, uma das maiores empresas de alimentos e bebidas do mundo, presente em 191 países com suas mais de 2 mil marcas, colocou em prática em janeiro de 2020 um dos seus mais expressivos projetos de TI, o SAP Tax Declaration Framework (TDF), com o objetivo de aprimorar as rotinas fiscais.
É imenso o volume de informações recebido todos os meses pela área fiscal da empresa que precisam ser declaradas apenas alguns dias após o fechamento do período fiscal. Segundo Cláudia Pereira, especialista em TI da Nestlé, a companhia entrega por ano cerca de 16,6 mil obrigações fiscais e emite perto de 21 milhões de notas fiscais pela Nestlé ou para a Nestlé.
“Por isso, a necessidade de uma ferramenta que nos permita fazer uma apuração correta, cumprindo todos os prazos e ainda que nos garanta o acompanhamento das variações determinadas pelo governo em um curto prazo de tempo”, relatou Claudia em sua apresentação no SAP NOW 2020, em companhia de Alexandre Schmidt, Tax Solution Manager da SAP.
O objetivo do projeto era tornar eficiente e ágil a apuração da empresa para garantir a entrega correta dos dados. O amplo portfólio faz com que a Nestlé tenha diferentes tributações nos variados produtos e a companhia ainda está presente em diversos estados do País, cada qual com sua particularidade fiscal.
Entre os desafios enfrentados no desenvolvimento do projeto, a especialista em TI destacou a capacitação de pessoas, o acesso às transações e o gerenciamento das mudanças de rotina.
“Não tínhamos capacitação em SAP S/4HANA, onde roda o TDF, como temos hoje. Então, foi preciso treinar o time. Outro desafio aconteceu em relação ao acesso às transações. Por termos uma governança global, tivemos de entender qual seria o melhor fluxo para adequar as demandas. Além disso, as mudanças na rotina, por conta da automação de processos, tiveram de ser bem gerenciadas”, disse Claudia, que lembra da preocupação em manter uma implementação limpa, alinhada à proposta que a solução da SAP oferece.
Colhendo frutos
Em um mês com o TDF em operação, foram muito evidentes os benefícios proporcionados pela modernização da arquitetura fiscal da companhia. “Ganhamos muito em eficiência operacional, em performance e em acurácia dos dados. Um exemplo importante em eficiência é a geração de arquivos de PIS/Cofins, que consumia entre seis e oito horas. Hoje, com o TDF, levamos apenas 20 minutos e com maior riqueza de dados. Sem contar que, agora, toda nota emitida no SAP é replicada em segundos no TDF”, explicou Claudia.
Outro benefício foi apontado por Fabio Cadrobbi, gerente de Projetos da Nestlé: o aprendizado. Segundo ele, em projetos de grande importância como esse, é vital que, desde o início, parceiros de todas as áreas críticas da empresa sejam envolvidos para que tudo ocorra em sintonia com as necessidades e expectativas de evolução das unidades de negócio.
“Além da equipe técnica especializada, em SAP S/4HANA principalmente, é fundamental contar no time com profissionais com profundo conhecimento do cenário fiscal do País, suas exigências e todas as informações para que a empresa fique compliance”, alertou.
