O software de despesas baseado na nuvem SAP Concur tem sido forte aliado das empresas no gerenciamento das despesas de locomoção dos funcionários.
Com o arrefecimento da pandemia da Covid-19 e a redução — e até mesmo o fim — das barreiras sanitárias, as viagens corporativas estão retomando. Neste momento, as companhias precisam revisar suas políticas, modelos de gestão e ferramentas de controle de despesas dos colaboradores.
“Ocorreu uma retomada muito forte na parte das viagens corporativas com a diminuição das restrições. Os clientes aumentaram a volumetria de gastos com despesas em geral”, aponta Denis Tassitano, head do Concur para América Latina e Caribe na SAP.
O software de despesas baseado na nuvem SAP Concur tem sido forte aliado das empresas para fazer o gerenciamento das despesas de funcionários, desde locomoção, contabilizando a quilometragem, por exemplo, até computando gastos mais complexos de viagens corporativas.
Em um cenário de retomada, as empresas estão vendo seus gastos extras aumentarem a montantes semelhantes ao pré-Covid. E, além das despesas normais de uma viagem, há custos extras que não existiam antes da pandemia, tais como com máscaras e exames de detecção da doença. “Muitas empresas estão cobrindo tudo isso e é um gasto que não tinha antes. É preciso adequar a política e ter controle sobre tudo”, aponta Tassitano.
O primeiro passo deve ser o estabelecimento ou a revisão de políticas corporativas para estarem alinhadas ao momento atual. No entanto, conforme alerta Tassitano, não adianta mudar a política, se ela não está refletida no sistema e nem compartilhada entre os colaboradores.
“A orientação é para revisitar a política para ela estar dentro das normas de compliance e das normas de gestão de recursos humanos. E se deve atualizá-la de forma ágil dentro do sistema, além de comunicar bem as políticas dentro da empresa”, enumera o executivo. Segundo ele, o sistema Concur é facilmente parametrizável e conta com uma dinâmica amigável, que favorece a mudança das políticas com a agilidade necessária.
Controle de custos
Os sistemas de gestão de despesas corporativas e viagens a negócios com soluções tecnológicas que simplificam os processos também são uma importante ferramenta para evitar fraudes. “Todo mundo todo mundo fica escandalizado com o nível de corrupção e fraude do governo, mas é mais ou menos igual tem na iniciativa privada. Existe nas empresas o mesmo nível de corrupção, a diferença é que na empresa não vai sair na TV ou no jornal”, diz Tassitano.
O head da SAP Concur na América Latina ressalta ainda que os executivos têm de entender que, se não encontraram casos de corrupção nas empresas, é talvez porque as soluções que tenham não são as corretas. “E, agora, com a migração de custos e novos gastos, o controle tem de ser ainda maior”, enfatiza.
A implantação de sistemas inibe as fraudes, porque as soluções, tendo mecanismos de inteligência artificial, conseguem identificar práticas que estejam fora da conformidade com a política e que possam ser indícios de fraudes. “Existe um controle dos dados dentro do sistema e ele tem gatilhos de auditoria que bloqueiam e auditam as despesas. Isso, por si só, já inibe. É igual colocar radar na rodovia”, explica.
As soluções de gestão conseguem auditar áreas e indivíduos que escapam da política da empresa. “Alguns erros também são cometidos por ignorância, por desconhecimento das regras. O sistema identifica esses erros que são por desconhecimento e, com base nisso, pode-se criar políticas de educação dentro das empresas”, acrescenta.
Nessa retomada, soma-se à demanda reprimida devido à Covid-19, o aumento nos preços de combustível, alimentação, passagens e outros. Por isso, os gastos, mesmo quando em quantidade de viagens não se assemelham ao cenário pré-Covid, em relação aos valores, ele ultrapassaram. “O ponto de equilíbrio é menor”, aponta o líder da SAP Concur, acrescentando que o custo com colaborador está mais caro e, por isso, o controle deve ser muito maior.
Resultados
Empresas como a Farmina, de nutrição animal, e a 99, de aplicativo de transporte individual, automatizaram seus processos de despesas corporativas e viagens de negócios com SAP Concur. Devido à essa alta demanda por viagens, a Farmina, que tem sede em Bragança Paulista, no interior de São Paulo, enfrentava desafios em gerenciar despesas de transporte, quilometragem e refeição referente aos gastos dos funcionários que precisavam se deslocar pelo Brasil.
Rafael Toledo, controller da Farmina Pet Foods Brasil, explicou que, antes da adoção da plataforma SAP Concur havia um processo manual que demandava tempo e análise, gerando um trabalho moroso para o reembolso dos nossos colaboradores.
O processo manual constituía planilhas contendo as despesas de viagens preenchidas pelos colaboradores. Os gestores aprovavam os valores e enviavam as informações para o setor financeiro. Muitas vezes sem assinatura e com documentos rasurados, não era possível realizar certos pagamentos referente às viagens corporativas dos funcionários, acrescentou Jéssica Micucci, analista contábil da Farmina.
Com a adoção do SAP Concur, os gestores e o setor de financeiro da empresa simplificaram os relatórios de despesas e ganharam acesso a métricas por meio de painéis de controle de uso facilitado. Por meio destes painéis, os gestores têm uma visão clara da natureza, volume e localidade das despesas, proporcionando uma maneira holística e simples de acompanhar os KPIs de viagem de cada colaborador.
Já a 99 operava um portal interno para a gestão das viagens e administração dos gastos dos colaboradores. Porém, eram constantes os problemas e atrasos gerados por erros de preenchimento e nas aprovações. Além da plataforma de baixa usabilidade, a 99 também enfrentava contratempos na gestão da carteira de valores corporativos, uma vez que o trabalho era todo manual e, por isso, poucos colaboradores estavam autorizados a ter o cartão da empresa.
De acordo com Luciana Gontijo Lopes, head de sistemas da 99 para a América Latina, buscando trazer agilidade para os colaboradores na gestão de viagens e custos, a 99 optou por contratar o serviço da SAP Concur, o que está alinhado às necessidades e visão administrativa da empresa.
A SAP Concur implementou um modelo de gestão de viagens flexível, hospedado na nuvem e que tem como principal vantagem para os colaboradores a autonomia. Incentivando o senso de ownership que é parte da cultura corporativa da 99, os colaboradores se autoavaliam e verificam se estão dentro das políticas de controle de gastos.
