Uma das maiores redes de materiais de construção do País, a companhia escolheu o SAP Concur para otimizar sua gestão remota de processos. Mais de 400 colaboradores foram treinados e estão usando a solução.
A Leroy Merlin, uma das maiores redes de lojas de materiais de construção, acabamento, decoração, jardinagem e bricolagem do Brasil, vive um processo de transformação digital há alguns anos. No fim de 2019, como parte dessa digitalização, a empresa iniciou a implementação do SAP Concur para otimizar a gestão de seus processos de reembolsos de despesas e viagens.
Durante apresentação realizada no SAP Concur Show – Nas nuvens, realizado nesta quarta-feira, 05/08, Ivair Silva, digital leader especializado em SAP na Leroy Merlin, contou que o processo de adoção do SAP Concur foi realizado de maneira remota na organização, mesmo antes da pandemia. “A implementação levou cerca de quatro meses e a interação com os especialistas da SAP foi muito eficiente, mesmo que remotamente”. Ele pontuou que o projeto poderia ter sido mais curto, mas demandou um processo de mudança cultural, com alinhamentos internos.
O go-live se deu exatamente na semana em que as empresas pararam em decorrência da pandemia, começando pelo módulo Expense. “O go-live vem sendo feito em ondas, por diretorias e localidades”, detalhou, lembrando que um dos desafios é justamente a grande dispersão geográfica das lojas da rede.
Bianca Santos, especialista de negócios da área financeira da Leroy Merlin, ressaltou que os treinamentos no SAP Concur se deram virtualmente, com vídeos gravados pelos próprios colaboradores. Atualmente, a solução tem cerca de 400 usuários conectados. A meta é ir aumentando a adoção até alcançar todos os colaboradores da rede. Ivair Silva antecipou que o módulo Travel deve entrar em operação ainda este ano. Segundo Bianca, a usabilidade da ferramenta permitiu que ela fosse utilizada sem a necessidade de treinamento presencial ou consultas à TI.
Processos mais eficientes
Katia Leite, gerente de contas a pagar da Leroy Merlin, observou que a partir da implementação do SAP Concur os processos de reembolso tornaram-se muito mais simples e eficientes. Segundo ela, antes os recibos e notas precisavam ser entregues fisicamente. Se havia inconsistência, o documento era devolvido, também fisicamente, ao colaborador. “A transformação digital tira inconsistências, elimina extravios e acelera o processo”, disse.
A gerente apontou que os relatórios com indicadores que o SAP Concur oferece ajudam na definição de políticas e na tomada de decisões. “Conseguimos parametrizar as políticas na ferramenta. Hoje, só conferimos despesas que são barradas por inconsistências com esses parâmetros”, afirmou. Com isso, o vai-e-vem de documentos e o volume de inconsistências caíram expressivamente.
Além disso, com a automação de processos, o pagamento de reembolsos que antes levava cinco dias após a aprovação do responsável, hoje segue automaticamente para pagamento. O digital leader especializado em SAP na Leroy Merlin, Ivair Silva, destacou que, com a automação dos processos, mesmo em meio à pandemia, os reembolsos seguem o fluxo sem interrupção, já que tudo pode ser feito online.
